Порядок возмещения расходов при командировках регламентирован Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение).

Постановлением предусмотрено, что при направлении в служебную командировку расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях в случаях нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные в порядке, предусмотренном законодательством, нерабочими, в т.ч. при выбытии в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытии из места командировки до начала рабочего дня.

Положением предоставлено право ИП, организациям независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций, при командировании работников за границу самостоятельно принимать решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления.

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА. При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется.

Согласно п. 16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению.

Например. Согласно приказу на служебную командировку работник направлен в г. Москва на период с 16 декабря 2024 г. по 19 декабря 2024 г. Работник прибывает к месту командирования 16 декабря 2024 г. в 15.00 и убывает из него 19 декабря 2024 г. Таким образом, количество ночей, приходящихся на период нахождения в месте командирования, составит 3 ночи. Следовательно, аванс на расходы по найму жилого помещения составит 435 долл. США. (145 х 3)

В случае если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную исходя из количества ночей, возмещение этих расходов производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению для страны пребывания, исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению).

При однодневных командировках или в случае нахождения в месте командировки за границей менее 12 часов при продолжительности командировки 2 и более дня возмещение расходов по найму жилого помещения производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению для страны пребывания.

При временной остановке в пути следования при командировании за границу возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению для страны, в которой произошла временная остановка в пути.

При временной остановке в пути следования на территории Республики Беларусь при командировании за границу возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документов в размере, не превышающем стоимость номера первой категории в гостинице населенного пункта (места), где произошла временная остановка в пути следования, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в населенном пункте (месте) временной остановки в пути следования, в т.ч. при проживании в ином жилом помещении.

Согласно пункту 17 Положения при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения. При этом при отсутствии факта оплаты найма жилого помещения действующей корпоративной дебетовой карточкой возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов производится командированному работнику за каждый календарный день командировки, за исключением времени нахождения в пути, в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % в размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 к Положению. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА.

Возмещение суточных командированному за границу работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах, установленных в приложении 2 к Положению.

Под временем нахождения в пути понимается:

• при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
• при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

В случае, если направляющая и (или) принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника трехразовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки, то направляющая сторона выплату суточных не производит, за исключением суточных за время нахождения в пути.

Выплата суточных также не производится, если по условиям командирования, место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижение в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием.

Командированному работнику возмещаются также иные расходы:

• по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
• по уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, сбора за регистрацию в системе электронной очереди транспортных средств для въезда в автодорожные пункты пропуска через границу Республики Беларусь;
• по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
• по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;
• комиссионные расходы за совершение операций по обмену одного вида иностранной валюты на другой, в т.ч. с использованием банковских платежных карточек, включая налоги и сборы за совершение таких операций;
• по оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах, бронированию мест в гостиницах;
• по проведению обязательных лабораторных исследований (тестов), связанных с диагностикой инфекционных заболеваний;
• иные расходы при обязательном представлении подтверждающих документов.