Журнал инструктажа по охране труда: какой вести, как заполнять и хранить

Журнал инструктажа по охране труда подтверждает, что работник прошел предусмотренный инструктаж. При проверке или расследовании несчастного случая значение имеет не только сам факт проведения инструктажа, но и его документальная регистрация. Разберем, какой журнал выбрать для разных видов инструктажа, как подготовить и заполнить его и сколько хранить записи.

Два журнала и личная карточка: где регистрировать каждый инструктаж

В организации используются разные формы регистрации инструктажей. Выбор зависит от вида инструктажа и численности работников.

Таким образом, один журнал регистрации инструктажа может использоваться для первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажа, а вводный инструктаж обычно регистрируют отдельно. Исключение предусмотрено для организаций с численностью работников до 15 человек включительно: там вводный инструктаж разрешено регистрировать в журнале регистрации инструктажа по охране труда.

Не следует смешивать регистрацию инструктажа с журналом учета инструкций по охране труда: это разные документы и выполняют они разные задачи.

О ведении журнала учета инструкций по охране труда можно почитать в материале «Обязательно ли наличие и ведение журнала учета выдачи инструкций по охране труда?»

Подготовка журнала до первой записи

Бумажный журнал нельзя просто купить и сразу начать заполнять. До первой записи его нужно правильно оформить.

Пункт 34 Инструкции № 175 устанавливает три основных требования: страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают, а количество страниц указывают цифрами и прописью и заверяют подписью руководителя организации либо уполномоченного должностного лица нанимателя.

Например, заверительная надпись может выглядеть так:

«В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и заверен_______(_______) страниц.

Отдельного требования поставить печать в действующей редакции п. 34 Инструкции № 175 нет.

На обложке формы журнала указываются даты его начала и окончания ведения. Если журнал ведется на конкретном строительном участке, целесообразно также четко указать организацию и структурное подразделение, к которому относится журнал.

Нумерация записей в журнале ведется последовательно. Начинать ее заново с первого номера при наступлении нового календарного года не следует.

Подробно вопрос о нумерации записей рассмотрен в материале «Можно ли в журнале регистрации инструктажа по охране труда разбивать нумерацию по годам?».

Как заполнять графы журнала регистрации инструктажа

Запись должна позволять через несколько лет установить, кто, когда и по какой причине прошел инструктаж, по каким документам он проводился и кто его провел.

В форме журнала регистрации инструктажа по охране труда отражаются сведения о работнике, дате и виде инструктажа, причине внепланового или целевого инструктажа, документах, по которым проводился инструктаж, а также о лице, его проводившем. Отдельные графы предусмотрены для регистрации стажировки и подтверждения допуска.

Главное правило п. 32 Инструкции № 175 - результаты первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажа и стажировки регистрируются отдельно по каждому работающему и в хронологическом порядке.

В графе о документах, по которым проведен инструктаж, следует указывать конкретную инструкцию или программу, а не писать только «инструктаж проведен». Такая запись позволяет связать факт инструктажа с конкретными требованиями по охране труда.

Например, запись о повторном инструктаже монтажника можно оформить следующим образом:

Дата: 05.10.2026.

Работник: Иванов Иван Иванович, монтажник.

Вид инструктажа: повторный.

Инструкция: «Инструкция по охране труда для монтажника» № 12.

Инструктирующий: Петров Петр Петрович, прораб.

Подписи: работника и лица, проводившего инструктаж.

Для внепланового и целевого инструктажа дополнительно обязательно указывается причина его проведения. Например, вместо записи «внеплановый» нужно указать конкретное основание: изменение технологического процесса, введение новых требований по охране труда или иное обстоятельство, ставшее причиной инструктажа.

Подпись работника подтверждает прохождение инструктажа, а подпись инструктирующего - проведение инструктажа указанным лицом. Поэтому отсутствие одной из предусмотренных формой подписей создает пробел в документальном подтверждении процедуры.

Особенности стройки: объекты, субподрядчики, наряд-допуск

Для строительной организации проблема заключается не только в правильном заполнении журнала, но и в том, чтобы запись соответствовала конкретному рабочему месту.

Перевод на другой объект не означает автоматического переноса записи из одного журнала в другой. Первичный инструктаж на рабочем месте проводится, в частности, при переводе или перемещении работника из одного структурного подразделения в другое либо при поручении новой работы. Поэтому при изменении условий работы нужно проверить, требуется ли новый первичный инструктаж, и зарегистрировать его в установленном порядке.

Работники других организаций, включая командированных, при участии в производственном процессе или выполнении работ на территории организации проходят вводный инструктаж. Это прямо предусмотрено п. 16 Инструкции № 175.

Если на строительном объекте работает несколько подразделений или организация одновременно ведет несколько объектов, важно заранее определить, где находится журнал и кто обеспечивает своевременную регистрацию. На практике журнал регистрации инструктажа должен быть доступен непосредственному руководителю работ, который проводит инструктаж на рабочем месте. Для строительного участка это, как правило, прораб или мастер.

Отдельная ситуация - работы по наряду-допуску. Целевой инструктаж проводится при выполнении работ, на которые оформляется наряд-допуск. При такой работе отметка о проведении целевого инструктажа оформляется в наряде-допуске. Это позволяет связать инструктаж непосредственно с конкретным заданием и составом исполнителей.

Порядок проведения вводного инструктажа разобран в материалах «Вводный инструктаж как формальность или жизненная необходимость», «Подтверждение факта проведения вводного инструктажа».

Электронный журнал: когда можно отказаться от бумаги

Пунктом 35 Инструкции № 175 допускается регистрация вводного, первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажа и стажировки в электронном виде.

При этом электронная система должна обеспечивать однозначную идентификацию работников и момента внесения записи, а также защиту информации от несанкционированного доступа и изменений.

Поэтому обычная таблица Excel сама по себе еще не означает, что организация выполнила требования п. 35 Инструкции № 175. Важно не название программы, а наличие предусмотренных нормативным актом возможностей по идентификации и защите записей.

Требование о наличии именно электронной цифровой подписи в действующей редакции п. 35 Инструкции № 175 отдельно не установлено.

Исправления, хранение и частые замечания проверяющих

Ошибочную запись в журнале нельзя исправлять корректором, стирать или вырывать страницу. Исправление должно позволять прочитать первоначальную запись и установить правильные сведения и лицо, внесшее исправление. Порядок работы с такими исправлениями целесообразно закрепить в локальном документе организации.

Журналы регистрации инструктажа по охране труда, вводного и целевого инструктажа хранятся 3 года после окончания их ведения. Такой срок установлен пп. 592–594 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (утвержден постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

При этом журнал нельзя уничтожать только потому, что в нем закончились свободные страницы. Сначала определяется дата окончания его ведения, после чего отсчитывается установленный срок хранения.

На практике при проверке особое внимание стоит обратить на несколько типичных ошибок:

• повторный инструктаж зарегистрирован в журнале вводного инструктажа;
• отсутствует подпись работника или лица, проводившего инструктаж;
• для внепланового или целевого инструктажа не указана причина;
• запись не соответствует хронологическому порядку;
• вместо конкретной инструкции или программы указано только общее слово «инструктаж»;
• при переводе работника на другую работу не оформлен необходимый первичный инструктаж;
• записи в бумажном журнале внесены с исправлениями, которые невозможно однозначно прочитать;
• законченный журнал не передан на хранение и не определена дата окончания его ведения.

Отдельно следует контролировать сроки повторного инструктажа. Самая аккуратно оформленная запись не исправит ситуацию, если инструктаж фактически проведен с нарушением установленной периодичности.

Итог для ответственного за охрану труда на предприятии следующий: журнал должен позволять восстановить всю цепочку - кто прошел инструктаж, когда, какой именно инструктаж, по какой инструкции или программе, по какой причине и кто его провел. Если эти сведения можно однозначно установить из записи, документ выполняет свою основную доказательную функцию.