Порядок возмещения расходов при командировках регламентирован Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение).

Постановлением предусмотрено, что при направлении в служебную командировку расходы по проезду возмещаются командированному работнику, в случае его выезда в место командирования либо выезда из него в личных целях (то есть за пределами периода служебной командировке, указанного в приказе), не только в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, но и в случае, когда дата отправления в место служебной командировки и возврата из него совпадают с последним и (или) первым рабочим днем до начала и (или) после окончания служебной командировки.

Согласно п. 16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению.

Например. Согласно приказу на служебную командировку работник направлен в г. Москва на период с 14 марта 2022 г. по 17 марта 2022 г. Работник прибывает к месту командирования 14 марта 2022 г. в 15.00 и убывает из него 17 марта 2022 г. в 19.00. Таким образом, количество ночей, приходящихся на период нахождения в месте командирования, составит 3 ночи. Следовательно, аванс на расходы по найму жилого помещения составит 435 долл. США.

Вместе с тем, в случаях, когда фактические расходы по найму жилого помещения будут превышать сумму аванса, выданную без подтверждающих документов, то производить возмещение данных расходов необходимо на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению, исходя из количества суток (календарных дней), а при командировании в пределах Республики Беларусь не выше стоимости одноместного номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки.

Кроме того, предусмотрено, что при однодневных служебных командировках за границу, нахождении в месте командировки менее 12 часов (двухдневная и более командировка), как при служебных командировках за границу, так и в пределах Республики Беларусь, возмещение расходов по найму жилого помещения производится на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки, если иное не предусмотрено Положением.

Согласно пункту 17 Положения при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

При этом для установления возможности нанимателям регулировать размеры расходов на командировочные расходы, при невозможности предоставления командированному работнику нанимателем или принимающей стороной жилого помещения в месте командирования, определено, что оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной банковской карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения.

В случае, если направляющая и (или) принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника трехразовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки, то направляющая сторона выплату суточных не производит, за исключением суточных за время нахождения в пути.

Выплата суточных также не производится, если по условиям командирования, место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижение в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием.

Таким образом, нанимателю необходимо разработать локальный правовой акт, в котором будут установлены размеры и при необходимости критерии (порядок расчета) установления общих выплат (при командировании в пределах Республики Беларусь и за границу). Общая выплата может быть установлена как единой для всех стран командирования, так и разной.