Справка о времени аренды строительной машины (Справка формы С-12) – первичный учетный документ, в котором отражено количество и стоимость аренды строительных машин и механизмов арендатором, а также стоимость услуг по управлению ими.

Если в процессе строительных работ используются собственные машины и механизмы подрядчика, то порядок возмещения фактических затрат может быть предусмотрен договором строительного подряда.

Подтверждением фактических затрат является:

1. калькуляция стоимости 1 маш.-ч (подрядчик использует собственные машины и механизмы);
2. Справка формы С-12 (подрядчик применяет арендованную технику). 

У арендатора Справка формы С-12 служит основанием для отнесения на расходы затрат по эксплуатации строительных машин и механизмов, а также для расчетов с арендодателем.

У арендодателя Справка формы С-12 является основанием для отражения выручки либо суммы задолженности арендатора.

При предъявлении арендодателем Справки формы С-12 на подпись арендатору к ней прикладываются справки к сменному рапорту и (или) справки к путевому листу строительной машины.

Документы, определенные в договоре аренды:

• справка о времени аренды строительной машины формы С-12;
• акт выполненных работ в месяце предоставления техники в аренду.

Справка формы С-12 является примерной формой и рекомендуется для применения организациями независимо от организационно-правовой формы собственности.