Справка о времени аренды строительной машины (Справка формы С-12) – документ, в котором отражено количество и стоимость аренды строительных машин и механизмов арендатором, а также стоимость услуг по управлению ими.

Форма справки С-12 утверждена постановлением Минстройархитектуры от 25.01.2013 N 3 «О примерных формах учетных документов в строительстве».

Если в процессе строительных работ используются собственные машины и механизмы подрядчика, то порядок возмещения фактических затрат может быть предусмотрен договором строительного подряда.

Подтверждением фактических затрат является:

1. калькуляция стоимости 1 маш.-ч (подрядчик использует собственные машины и механизмы);
2. Справка формы С-12 (подрядчик применяет арендованную технику). 

У арендатора Справка формы С-12 служит основанием для отнесения на расходы затрат по эксплуатации строительных машин и механизмов, а также для расчетов с арендодателем.

У арендодателя Справка формы С-12 является основанием для отражения выручки либо суммы задолженности арендатора.

При предъявлении арендодателем Справки формы С-12 на подпись арендатору к ней прикладываются справки к сменному рапорту и (или) справки к путевому листу строительной машины.

Документы, определенные в договоре аренды:

• справка о времени аренды строительной машины формы С-12;
• акт выполненных работ в месяце предоставления техники в аренду.

При деятельности, связанной с арендой, составление акта выполненных работ не является обязательным. Однако законодательством не запрещается применение акта выполненных работ произвольной формы, подписанного арендатором и арендодателем, для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций по аренде.

Справка формы С-12 и акт выполненных работ должны быть подписаны в том месяце, в котором техника фактически предоставлялась в аренду, так как перенос выручки арендодателя на следующий отчетный период при проверке налоговой инспекцией будет рассчитан как занижение налогооблагаемой базы арендодателем.